JAPAN‐AMERICA SOCIETY OF HOUSTON（以下、JASH）は、テキサス州ヒューストン地区における日米の市民レベルの交流を促進するための活動を行う営利団体で、2018 年には設立 50 周年を迎えた。主な活動として、日米ビジネスセミナーの開催、日本語クラスの開講、Japan Festival Houston の運営、姉妹都市交流などの事業を行っている。
＜課題＞分断された情報の一元管理が長年の課題
- 会員の継続利用年数が把握できず、ロイヤルカスタマー向けのプロモーションが計画できない
- 適切な時期に会員への更新案内ができず、会員が日本語クラスの受講申し込みをした時には、有効期限を毎回確認する必要がある
- 生徒の過去の受講履歴が確認できず、的確なアドバイスができない
- 会員リストは事務所内保管のため、必要時は緊急時でも事務所に行かないと作業ができない
- 業務の拡大に伴う運営スタッフの増加により、引継ぎがうまくいかない
そんな中、法人会員の企業からの推薦で Kintone を知ることになる。
＜導入＞簡単でわかりやすいツールであることが条件
Kintone は導入前に無料トライアルが可能だ。検討開始後、実際の運用に近いサンプルアプリを作成し、スタッフ数名でトライアルを始めた。リストの一元管理が出来る点はもとより、必要な情報を絞り込んで一覧表示できるソート機能や、検索機能も、運用には申し分なかった。そして、Kintone を採用することになった。JASH の会員には個人会員と法人会員の 2 種類があるが、まずは個人会員と日本語クラスの生徒のリストの一元管理から運用開始することにした。
＜効果＞緊急時は特にクラウドサービスのメリットを享受
Kintone のアプリで運用を開始すると、早速下記の効果が現れ始めた。
- 会員の継続利用年数や再入会のステータスに応じたきめ細やかなフォローができるようになった。
- 会員リストと日本語クラスの生徒リストをリンクさせることにより、両方に属するメンバーを、それぞれのレコード内で参照できるようになった。その結果、授業料の会員価格の適応可否の確認ができ、適正な授業料を案内することができるようになった。
- 会員の有効期限が近付くと、リマインダー機能でスタッフに自動でお知らせが届くように設定した。以前は遅れがちであった更新手続きの案内が、会員それぞれの有効期限に合わせてスムーズにできるようになった。
- 過去の受講クラスが生徒ごとに全て 1 つのレコードで把握できるため、生徒一人ひとりに寄り添った的確なアドバイスができるようになった。
会員リストの入力画面
「具体的な数値には表せないのですが、Kintone で管理するようになってから、業務の効率化をとても実感しています。誰が見ても入力しやすいフォームなので、ボランティアスタッフが Kintone を使って作業する際も、特に時間をかけたトレーニングは必要ありませんでした。」と片山氏。お話をうかがっていて特に印象的だったのが、緊急時の対応についてだ。
「ヒューストン地区は大雨などで洪水が頻繁に起こります。そうなると道路状態が悪くなるため、日本語クラスを休講にする必要があります。2017 年夏のハリケーンハービ―による災害が起きた時は、事務所までスタッフが出向き、日本語クラスの生徒にメールで休講のお知らせを連絡しなければなりませんでした。それが、今では Kintone に自宅からアクセスできるので、悪天候の中、事務所に出向く必要がなくなりました。生徒への連絡方法は、Kintone と連携させたメールシステムで行っています。Kintone から生徒のメールアドレスをピックアップし、自動でメールの一斉配信が行えるように設定してあります。少ない作業で短時間のうちに生徒に連絡することができ、大変便利です。緊急時でも Kintone は非常に役立っています。」と、片山氏は熱く語ってくれた。
現在 JASH では個人会員と日本語クラスの生徒管理を Kintone で行っているが、今後は法人会員の管理を充実させていく予定である。Kintone の活用が進むにつれて、他の業務も Kintone に置き換えられるのではないかというアイデアが浮かんでくるという。今後も JASH では、日米の市民レベルの交流を促進する基盤として、Kintone が活用されていきそうだ。
About the Author
Hiroko
2006年親会社のサイボウズ入社、営業、営業企画、バックオフィスを経て2017年1月よりKintone Corpの一員に。 Client Support Specialistとしてお客様サポートや営業アシスタントを務める。２児の母。 ２人目が生まれてからは在宅勤務で育児と仕事の両立を目指す。
